Per un’impresa che lavora su più cantieri, registrare l’orario di ingresso e di uscita del dipendente è soltanto una parte del problema. La questione più complessa è stabilire chi ha lavorato, dove lo ha fatto, per quanto tempo e a quale cantiere, insomma a quale cliente devono essere attribuite quelle ore. A differenza di un ufficio o di uno stabilimento, infatti, il luogo di lavoro può cambiare frequentemente: una squadra può essere impegnata per alcuni giorni in un sito, spostarsi in un altro la settimana successiva oppure, in determinate organizzazioni, intervenire su più sedi nell’arco della stessa giornata. È in questo scenario che la rilevazione presenze in cantiere si allontana dal modello tradizionale del terminale installato accanto all’ingresso aziendale. Lo smartphone può diventare un terminale mobile attraverso il quale il dipendente autorizzato registra la propria presenza, utilizzando il dispositivo aziendale o personale secondo le modalità definite.
Esistono inoltre configurazioni nelle quali un unico smartphone rimane sul cantiere ed è gestito dal responsabile, identificando di volta in volta gli addetti. Sul piano tecnico, il passaggio ulteriore consiste nel ridurre la quantità di informazioni che il lavoratore deve scegliere manualmente. Un tag NFC o un QR-code associato al sito, per esempio, può permettere al sistema di riconoscere il cantiere al momento della timbratura; l’NFC è una tecnologia concepita proprio per attivare interazioni attraverso la prossimità fisica e un semplice “tap” del dispositivo. Un’altra strada è il geofencing, cioè la definizione di un’area geografica virtuale: la posizione dello smartphone serve in questo caso a verificare se il dispositivo si trovi all’interno del perimetro autorizzato prima di consentire una determinata operazione. È un concetto diverso dalla semplice geolocalizzazione, che può limitarsi ad associare coordinate. I sistemi operativi mobili descrivono infatti il geofencing come il monitoraggio dell’ingresso o dell’uscita del dispositivo da una regione geografica preventivamente definita. Abbiamo approfondito il tema della rilevazione presenze in cantiere con Gianluca Petris di Petris Sistemi, azienda di Padova che propone soluzioni professionali per gestire tempo e lavoro, ecco cosa è emerso dalla nostra chiacchierata.
Dalla timbratura all’attribuzione delle ore
Nel lavoro fuori sede, la registrazione delle ore diventa realmente utile quando può essere collegata alla struttura organizzativa dell’impresa. Gianluca Petris sintetizza uno dei punti centrali parlando di “raccolta timbrature su smartphone e/o tablet con specifica di centro di costo, mansione e commessa”, chiarendo la differenza tra una semplice app di rilevazione presenze e un sistema destinato alla gestione operativa di personale distribuito. Sapere che un addetto ha lavorato dalle 8 alle 17 non sempre basta: per un’impresa che gestisce diversi cantieri occorre capire a quale attività attribuire quelle nove ore. Il software Planet Time Enterprise prevede, tra le proprie funzioni mobile pubblicate, profili distinti per dispositivo o utente, operatività anche offline con successiva sincronizzazione e timbrature geolocalizzate. Questo tipo di architettura consente di affrontare anche una difficoltà tipica dei lavori sul territorio: la connettività non può essere considerata sempre disponibile e stabile. In un cantiere, soprattutto in determinate fasi dei lavori o in aree periferiche, pretendere che ogni operazione dipenda da una connessione continua può trasformare un sistema teoricamente efficiente in un problema pratico. Lo stesso principio vale per l’identificazione del cantiere. Se il lavoratore deve scorrere ogni volta un elenco di numerose sedi e scegliere manualmente quella corretta, aumenta il numero di passaggi e con esso la possibilità di un’associazione sbagliata. Il dispositivo può essere associato al singolo dipendente oppure essere utilizzato da un responsabile di cantiere, con identificazione del lavoratore anche tramite tag NFC/Mifare o QR-code. L’obiettivo organizzativo diventa quindi fare in modo che persona, ora e luogo vengano collegati con il minor numero possibile di operazioni manuali, lasciando all’amministrazione un dato già strutturato e più facilmente utilizzabile.
Più cantieri e squadre: il vantaggio è avere dati utilizzabili
Un sistema distribuito diventa interessante quando evita che l’ufficio debba ricostruire a posteriori ciò che è accaduto sul campo. Il software di monitoragio deve accompagnare il processo “dall’acquisizione delle timbrature di inizio e fine lavoro, per arrivare all’esport automatico dei dati alla procedura paghe”. Planet Time Enterprise estende questa impostazione alla gestione di informazioni come centro di costo, mansione e commessa. È qui che la rilevazione presenze in cantiere assume un valore più ampio della verifica dell’orario. Si immagini un’impresa con trenta addetti distribuiti su cinque sedi: se le timbrature arrivano all’amministrazione come un semplice elenco di nomi e orari, qualcuno deve ancora stabilire a quale lavoro imputare ciascuna presenza. Se invece il sistema associa l’evento alla sede o alla commessa al momento della sua generazione, una parte del lavoro amministrativo viene spostata a monte e automatizzata. La conseguenza pratica è una migliore disponibilità dei dati per l’elaborazione delle presenze, ma anche per analisi interne dei costi e delle ore assorbite dai diversi lavori.
Petris Sistemi di Gianluca Petris
Tra i sistemi di rilevazione presenze, Petris Sistemi presenta PTMobile come “l’App che trasforma lo smartphone in un gestionale presenze sempre in contatto con l’azienda” e colloca la soluzione all’interno della famiglia Planet Time, insieme a Planet Time Enterprise e Planet Time Go!. L’azienda ha sede a Padova e una filiale a Castelgomberto, nel Vicentino, e opera con servizi di consulenza, vendita e assistenza nel campo della rilevazione presenze, del controllo accessi e dei sistemi di identificazione. Il catalogo comprende terminali fissi e portatili, badge e tecnologie RFID, software per le presenze e sistemi destinati al personale fuori sede; proprio questi ultimi sono indicati dall’azienda come soluzioni gestibili con dispositivi smartphone o tablet. Planet Time Enterprise mette insieme acquisizione ed elaborazione delle timbrature, gestione dei cartellini, dispositivi mobili, commesse e centri di costo. Per le imprese con personale distribuito, l’aspetto più interessante non consiste quindi nel sostituire il badge con il telefono in quanto tale, ma nel costruire una relazione affidabile fra identità del lavoratore, momento della registrazione, cantiere e destinazione amministrativa delle ore. NFC, QR-code, geolocalizzazione e geofencing possono intervenire in passaggi differenti di questa relazione e non vanno confusi fra loro. Il dato utile non è semplicemente che una persona abbia timbrato, ma che quella timbratura possa essere correttamente interpretata dall’impresa senza dover essere ricostruita a posteriori.